校友总会

第一章 总则

第一条 为进一步加强清华校友总会（以下简称总会）对院系分会工作的管理，更好地发挥院系分会的作用，根据民政部和教育部相关规定以及《清华校友总会章程》（以下简称总会章程），结合工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于清华校友总会院系分会。

第三条 院系分会必须规范使用名称，院系分会的名称应当为“清华校友总会某院系分会”，可使用院系简称，但不得使用“清华某院系校友会”“清华大学某院系校友会”等不规范名称。院系分会的英文译名应与中文名称相符。

第四条 院系分会作为总会的分支机构，应当根据总会章程，在总会授权范围内开展工作，并接受总会的监督与管理。院系分会应当根据总会章程制定《清华校友总会某院系分会工作办法》（以下简称《院系分会工作办法》）。

第五条 院系作为校友总会院系分会的挂靠单位，应当为院系分会提供必要的工作条件。

第二章 工作内容及要求

第六条 院系分会应当在总会的指导下开展工作，加强本院系国内外校友之间、校友与母校之间的联系与沟通，服务广大校友；贯彻总会的工作要求，完成总会布置的工作任务，及时反馈校友的意见和建议。院系分会的主要工作内容如下：

（一）广泛联络和服务本院系校友，完善校友联络体系,维护本院系校友数据；

（二）组织各类院系校友活动，创建院系校友品牌活动；

（三）关注和助力院系校友的发展和成长，开展校友互助工作；

（四）整合校友资源，促进院系发展和学生培养工作；

（五）根据工作需要,编辑及出版院系校友刊物，开通、运营及维护院系校友网站及微博、微信等社交媒体平台；

（六）配合总会工作，完成总会布置的任务，按总会要求提交年度工作计划和工作总结，及其他有关资料和数据;

（七）其他校友服务与联络工作。

第七条 院系分会应当依法依规开展校友工作，自觉维护学校声誉和利益。开展活动时，可以“清华某院系校友”冠名（院系名称可使用简称），未经学校和总会批准，不得在不冠院系名称的情况下单独使用“清华大学”“清华校友”等字样。

第八条 院系分会不得自行设计会旗、会徽等。院系分会使用清华大学校徽、校名、校色等标识时，应当遵守《清华大学注册商标管理办法》《清华大学视觉形象识别系统管理规定》等有关规定。

第九条 院系分会应当定期面向本院系全体校友举办与本院系校友工作相关的活动。院系的重要活动，包括但不限于会员代表大会、理事会议、换届大会、与其他组织或机构合办的活动等，应当提前两周报总会秘书处审批。院系分会在校内外举办的活动，须符合学校和总会的相关管理规定。

第十条 院系分会应当对校友活动及时进行宣传报道，并向总会秘书处报送稿件（包括但不限于文字、图片、视频等形式）。宣传报道须符合总会的相关要求。

第十一条 院系分会应当与总会建立校友数据的双向查询及共享机制，充分利用各自优势，完善校友数据库。

第十二条 院系分会不得设立独立的财务账号。

第三章 会员

第十三条 院系分会对“校友”的界定以清华大学章程规定为准。

第十四条 院系分会的会员应当符合以下情况：

（一）本院系的校友是院系分会的当然会员；

（二）非本院系、但从事与本院系专业相关性强的工作的校友，经本人申请、院系分会理事会同意，或院系分会理事会邀请、本人同意，可成为院系分会的会员；

（三）非清华校友，但对院系的建设和发展做出较大贡献，或在本行业有重要影响力者，经院系分会理事会通过，本人同意，报校友总会常务理事会批准，可授予名誉会员。

第十五条 会员应当拥护《清华校友总会章程》，认可和遵守《院系分会工作办法》，自觉维护学校、院系的声誉及相关合法权益。

第四章 组织机构及负责人

第十六条 院系分会应当定期召开会员代表大会，并设立理事会。理事会每届任期不超过五年。会员代表大会、理事会等的构成、产生及任期等内容在《院系分会工作办法》中进行规定。

第十七条 院系分会理事会人数原则上不少于 30 人、不多于可联络会员人数的10%；理事超过 60 人的可设立常务理事会，常务理事人数原则上不多于理事人数的30%。理事会设会长1人，会长应当由院系主要领导担任。根据工作职能分工设副会长，副会长不超过10人。院系分会可设置名誉会长、执行会长。

第十八条 院系分会的会长、副会长、秘书长等主要负责人的最高任职年龄及任期应当符合国家民政部等部门的相关规定。

第十九条 院系分会不得设立分支机构。拟在地区成立院系校友组织的，应当经所在地区已注册的清华校友会的批准后方可成立，作为该地区清华校友会的分支机构，由该地区清华校友会负责管理。

第五章 设立、审批及换届、备案

第二十条 院系联络本院系的校友人数超过300人时方可申请成立院系分会。拟成立院系分会的，应当向总会提交《清华校友总会院系分会登记表》《清华校友总会院系分会主要负责人信息登记表》以及《院系分会工作办法（草案）》，经总会常务理事会或理事会审议，批准后方可成立。

第二十一条 院系分会理事会应当按期换届。换届时须提前两周向总会秘书处提交新一届理事会候选成员名单，经总会秘书处批准后方可进行换届选举，换届后一个月内须按总会要求进行备案，备案成功以收到总会秘书处书面回执为准。

第二十二条 院系分会在当届任期内相关重要事项发生变更的，如主要负责人员的变动、工作办法的修订等，应当提前两周报总会秘书处批准后生效，并于批准后一个月内重新备案。

第二十三条 院系分会终止或解散，应当报总会办理注销手续。

第六章 附则

第二十四条 凡本办法中未涉及的内容，均以《清华校友总会章程》及上级主管部门有关规定为准。

第二十五条 总会的其他分会参照本办法执行。

第二十六条 本办法于 2016 年 12 月 25 日经清华校友总会第七届理事会2016年第二次常务理事会通过，并试行。经2019 年 6 月 23 日清华校友总会第八届理事会 2019 年第一次常务理事会第一次修订后施行。2023年7月1日清华校友总会第九届理事会2023年第一次常务理事会第二次修订。

第二十七条 本办法由清华校友总会秘书处负责解释。