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瑞士清华校友会联合承办“一带一路达沃斯论坛”的日日夜夜

2018 年1 月24 日，“一带一路达沃斯论坛”经过两个多月的紧张筹备、千锤百炼，终于成功地落下了帷幕。

本届“一带一路达沃斯论坛”由清华大学、国家发展和改革委员会国际合作中心和联合国贸易与发展组织共同主办，100 余位来自 19 个“一带一路”沿线国家的嘉宾受邀出席，10 位部长级嘉宾与会发言，覆盖4个国际组织单位、3个国内政府部门、7个全球知名大学、4 个智库和 20 家大型企业的共同参与。论坛成功举办，其幕后是组委会成员们废寝忘食的工作、四处奔波的付出。成员中有来自瑞士清华校友会的校友，他们凭借对祖国“一带一路”倡议的了解与认同以及对母校的热爱，积极投入到本次论坛的筹备工作中，为母校事业奉献出自己的力量。论坛办得精彩，他们为学校为自己感到高兴！

会后的下午，论坛组委会中三位来自瑞士清华校友会的主要负责人边地、徐悦和叶海文，还是静静待在酒店里，并没松懈下来。徐悦在补听论坛嘉宾的发言录音，补齐速记的缺漏，希望能尽早整理好发言稿和新闻点，第一时间让媒体将论坛的声音传递出去；边地在各组委会的微信子群（为了这次论坛，会务组建立了十多个群用于分配各项工作）进行收尾和问候，把论坛成功的快乐分享给大家；而叶海文的脑子已经累到快停止运转了，他靠在座椅上，回忆着会议筹备梦幻般的两个月，等待着晚上总结、庆功和校长聚会。这个时候，他想起了校友会的诞生到成长、再到校友会作为一支重要力量加入论坛筹备，见证论坛的巨大成功……各种回忆涌上心头、百感交集。

2018 年1 月24 日论坛成功举办后清华校领导、联合国贸发组织詹晓宁司长、瑞士清华校友会代表 (徐悦、叶海文、边地) 合影留念

情系母校，诞生始末

早在两年前，2016 年1 月，当时瑞士清华校友会还未成立。邱校长一行在参加达沃斯论坛前夕途经苏黎世，苏黎世及周边地区的清华校友闻讯赶来，参加校长座谈。校长介绍了国内尤其是清华近年来的大事和近况、关心校友们的学习生活，并讨论了校友会的情况。十余来年，在瑞校友多次酝酿、筹划成立校友会，邱校长的到来无疑是对成立瑞士清华校友会最有力的一次推动。2016 年10 月22日，经过约几个月的运筹，瑞士清华校友会终于成立，并报备清华校友总会。

2016年邱校长与瑞士清华校友座谈 (校友会尚未成立)

2017 年1 月份，达沃斯论坛前夕，邱校长再次来到苏黎世和校友组织座谈。像他承诺的那样，做校长期间，每年都会见一下在瑞士的校友。当时，校友会就提出：“希望能协助母校在苏黎世或达沃斯举办论坛，推动每年达沃斯WEF 之行。”之后，校友边地还在达沃斯见证了由清华大学和国家发改委国际合作中心联合发起主办的第一届“一带一路达沃斯论坛”，参会人员共计约40 人。

2017年邱校长与瑞士清华校友会的校友座谈

临危受命，即刻出发

时隔上次相聚近一年，2017年11 月15 日，清华大学全球共同发展研究院曾劲松秘书长联系到瑞士清华校友会，谈到2018 年1 月在达沃斯举办一带一路达沃斯论坛的计划，希望能够找到一个瑞士本地政府机构作为论坛的联合主办方。时间紧张，迅速商议后，瑞士清华校友会决定兵分三路寻找——

叶海文通过中国驻瑞士大使馆商务处赵怡园（清华校友）和参赞蔡方财联系瑞士政府，并与瑞士外交部亚太司取得联系。最后，瑞士联邦外交部亚太司外交顾问Stefan Kloetzli 博士接受邀请作为特邀嘉宾参加会议。但作为联合主办方，并不合适。

徐悦通过自己的咨询公司联系到瑞士联邦政府科技文化中心，瑞士联邦教育、研究、创新国务秘书处等政府部门，以及大学和企业等，邀请到了十余位对“一带一路”感兴趣的政府及学界代表。但作为联合主办方，瑞士机构普遍表示时间过于紧张，并且从机构性质、契合度来说，均不够理想。

于是，边地迅速调整思路，建议转向联系驻瑞士的国际组织。瑞士日内瓦国际组织云集，且国际组织的性质超越了区域性限制、扩大覆盖面，更适合“一带一路”主题。与曾老师商议后，边地迅速联系在联合国工作多年的清华校友唐春林。唐春林在国际组织内人脉广泛且非常热心，当天即成功联系到了贸发组织，得到了初步的积极回应，这超出所有人的预期！贸发组织作为联合国体系内唯一综合处理发展、贸易等相关领域的组织，其性质非常适合作为“一带一路达沃斯论坛”的合作主办方。

几番通话之后，贸发组织建议校友会立即提供论坛的议事议程和嘉宾列表。校友们连夜起草，整合资料，并联系学校国际合作交流处处长郦金梁，请他出面和贸发方面企业和合作司司长詹晓宁通话具体沟通谈判。

即刻组队，行胜于言

三方合作正式确立后，叶海文、边地和徐悦即刻组队，开启了白天上班，晚上加班修改文件、跟进筹备工作、全天候十几个不同功能的微信群同时沟通的工作模式。三位在论坛筹备过程中，充分发挥各自的特长优势，自然调整，配合默契。

会长叶海文，资深校友，在瑞士工作生活二十余年，人脉众多，便自动承担了人员调度的角色。他在ABB 集团任职项目经理多年，有着丰富的国际项目管理的经验。对他而言，筹备论坛，就像是运作一个项目。在人员调度方面，他根据校友志愿者的能力、爱好和特长引导性地给大家都安排了工作，并适时调整；而在项目的统一管理方面，他紧紧抓住论坛议程，进行每日一更新，确保这份文件及时反映项目的每日实际情况和及时向各方面的沟通。

副会长边地，从事企业并购的战略研究。在她的眼中，论坛的各项事务就是一盘棋。所以，她也就很自然地越来越多地承担起来各方面的协调沟通工作。她的细思缜密、她的快速敏捷以及她的完美主义，毫不夸张地说，是论坛的高效、高质量的成功举办的一支不可或缺的力量。

副会长徐悦，出身新闻与传播，又有运作自己瑞士公司的管理及商务拓展经验。这些都在论坛筹备中恰到好处地得到了运用。比如，她着手对外沟通，邀请瑞士本地政府、学界等嘉宾，如瑞士联邦教育、研究、创新国务秘书处官员，苏黎世大学副校长，清华-日内瓦项目主任等，提早为论坛吹风；以及联系和跟进媒体报道，包括人民日报、新华社等，确保论坛的声音及时传递出去。

为了沟通论坛工作，三人组建了一个小微信群叫做“论坛三人行”。偏偏三人在筹备过程中，命运多舛，叶海文打球摔伤一次、徐悦食物中毒一次、边地生病发烧重感冒…… 但是大家的接应、配合战却打得很好，一个倒下了另一个就跟上，周而复始从不掉线，团队配合和默契惊人。联合国贸发组织的詹司长评价说：“瑞士清华校友会做了大量的工作，难以想象一个校友组织会如此坚持、敬业，这打动了我。”

一波未平，一波又起

筹备中，论坛嘉宾的邀请工作是重要一环，也遇到了难以想象的波折。以四川省副省长率领的代表团为例，其出席论坛之路可谓一波未平一波又起。

根据中国外交部相关规定，特定级别政府官员出访需经由被访问目标国的中国驻地大使馆批准行程。1 月初，四川省代表团向中国驻瑞士大使馆提报行程，距离24 日论坛举办时间所剩无几。意料之外的是，达沃斯世界经济论坛期间，中国驻瑞士大使馆事务繁忙，接待能力有限，经过全面考虑不得不暂缓四川省代表团一行，建议行程延期，回函已抄送各相关部门。

考虑到办理签证的时间要求，情况异常紧急。论坛主办方一致认为，四川省是“一带一路”倡议中的先行者，占有关键地理优势，具有丰富的体会与经验，要争取最大努力让其前来展示与交流！叶海文抓紧与大使馆商务参赞联系，希望大使馆收回成命，遗憾未果。曾老师和叶海文再次尝试，联系到联合国贸发组织企业和投资司司长詹晓宁。在詹晓宁的鼎力帮助下，大使馆认同四川省本次出行的意义并就相关接待任务达成共识，重新发布批准回函！

然而，事情远没有结束。真是一波未平，一波又起。

国内有关方面提出，仅有电子签名的论坛邀请函可信度不够，必须八百里加急拿到联合国贸发组织秘书长的亲笔签名的邀请信。校友们仔细分析，与各方沟通，确认按国际惯例，在联合国贸发组织秘书长知情和认可的情况下，詹晓宁司长代为签字的邀请信等同于秘书长签字的法律效力。可能是主办方和校友们的坚持带来了好运，詹晓宁司长恰好第二天清晨将在北京长途转机。曾老师迅速调动人手、校友会马上准备邀请函、詹司长预留时间，在转机的间隙终于成功拿到詹司长的亲笔签名。

至此，四川省代表团出访终于落实。论坛现场，四川省为会议带来了不可缺少的风采和吸引力，可爱的熊猫玩偶成为中国的“交流大使”，被外国友人一抢而空；四川风味午餐也受到一致好评。“一带一路”倡议在这些一点一滴的交流中生根发芽。

在筹办会议的过程中，遇到很多大大小小的波澜，但校友们的内心总是平静的，因为他们有来自母校承办机构全球共同发展研究院和主管机构清华大学国际合作与交流处的直接指导和支持，全研院及学校各机构经验丰富，运筹帷幄，能够凭借良好的应变能力，将矛盾化解，将难题克服！

随机应变，处变不惊

论坛筹备节奏不断加快后，团队已然习惯的一件事是：每天迎接突发情况。会期只剩下一周的时候，重量级发言嘉宾突然增多带来了快乐的烦恼和严肃的现实：原本定做的主席台无法摆放足够的发言人座椅。一筹莫展之下，曾老师当机立断，要求酒店再制作一个两米的舞台拼接上去。瑞士酒店凡事均要求提前预约、计划，怀着忐忑的心情我们不断和酒店沟通，最终保证了主席台的完美呈现。

边地回忆会期临近时的工作情景，“由于重要嘉宾出席时间的调整，论坛开幕时间再次被提前。深处瑞士腹地的达沃斯，虽自然风光淳朴优美，客观上却给交通带来了麻烦。嘉宾方面，我们一一确认嘉宾的交通方式、在达沃斯火车站/注册中心安排引导员节省可能耽误的每一分钟；工作人员方面，我们做好准备乘坐最早班火车到达会场。然而临行前夜，我们突然收到消息可能有重要嘉宾加入，这会造成论坛再次被提前；凌晨时分，我们再次预定摆渡车和出租车作为预案，保证准时到场。”

徐悦回忆起她和论坛同传的沟通也感慨万分。徐悦联系到到联合国贸发组织的张砚春处长，为论坛找来三名为联合国工作的同传翻译，但随之而来的问题是：有人需要同传翻译提供服务，但没有人与他们签订服务合同。徐悦跟各方沟通，都找不到能够与同传翻译签合同的甲方。由于时间紧迫，徐悦与同传沟通解释许久，凭借着大家之间的信任，她提议以邮件作为约定，这才说服了同传，终于将此工作落定。

“参与筹备之前，我们难以想象会有这么多的突发情况；参与筹备之后，我们已充分了解如何面对不确定性并保持平和的心态迅速反应，是这段经历教会我们的重要‘生存︐技能。”边地说。

钢铁组合，严谨实干

基于自己国际项目管理的经验，叶海文主要抓住“会议议程”更新这个纲，因为纲举目张。由于三个主办方和各承办方邀请的嘉宾人数不断增加、嘉宾日程时常变化、发言人角色不断调整，必须有一个中心文件“会议议程”，让各方及时了解议程和嘉宾的参加和角色变化。三位校友每日必做的一件事就是更新议程。

边地大病初愈，两篇论文还没做完，就又频繁出现在各个微信群里，接过大量总体协调的工作。她在撰写论文与组织论坛两项高难度工作之间，频繁有效地切换状态。

徐悦更是公司业务繁忙，成天满世界飞，大多时间她都与边地、叶海文时差7 小时左右。于是，飞机上、机场候机厅、咖啡馆等等，哪里可以歇下，哪里就是她的“战场”。如此辛苦，为什么三人都没有怨言? 为什么他们不带工资地为论坛“打工”，却比给赖以饭碗的公司干得更起劲? “我们的确是累了啊，却能如此坚持下去。”如边地回忆，“回望这段路程，里面有过波折和烦躁，有过失望和犹豫，但却一次次被靠谱的团队震撼、激励，被难得默契感动、说服。这不是一段容易的旅程，但却是一段值得回味的故事。”叶海文说：“朱自清有句名言：清华的精神就是实干。近两年，瑞士人的工匠精神和契约精神无数次见诸报纸、杂志、研究论文。依我看，清华精神和瑞士精神在我们核心三人组里得到了淋漓尽致的体现。这是Ownership, 是严谨，是紧迫感。”

三个完美主义者聚在一起，对不精确、不完整的信息几乎是零容忍。叶海文回忆，“不知我们是不是专业办会50 年的达沃斯里筹备时间最短的一个，但我们一定是最注重细节、追求完美的那个。”论坛开场前三天，边地手工整理了所有与会发言人、特邀嘉宾及其随行人员的照片，并将嘉宾的中英文双语职务和姓名、照片一一对应，以方便核心工作人员迅速辨认。为了一看到嘉宾就能脱口而出“X 部长”、“Dr. XX”，会议当天，校友会11 位校友志愿者在前往会场的路上还在复习照片册。最后，论坛现场效果突出，嘉宾反馈很好，照片册也自此被加入未来论坛筹备的“必要清单”。

业余时间给论坛“打工”、论坛规格不断变化导致的工作量不断增加、三人的完美主义……重叠在一起。三个人先是互相戏称，“我们是‘铁人三人组’”，后来又升级为“钢铁钻石三人组”！

远程合作，最默契的“陌生人”

值得一提的是，这样一支富有力量的筹备团队，其实大多数人直到论坛前夜才打了第一个照面。

除了唯一一次边地和徐悦在日内瓦与联合国贸发组织张砚春处长的见面，算起来，三个主办方、各承办方，在整个筹备阶段几乎所有人都未曾谋面。以至于叶海文23 日早上虽与曾老师约定在苏黎世机场二号出站口见面，围着曾老师转了几圈也没找见他。

如此远程进行的磨合、在线建立的友谊，要想在如此极短的时间里高效、高质量地进行论坛的筹备，没有一个共同的、高尚的目标和彼此极大的宽容度，是不可想象的，而这个共同的目标就是: 论坛的成功，为国家“一带一路”建设做出一点点贡献。这在管理国际项目的叶海文的眼里，是很难得的。国际项目中，大家都谈论着 saving costs，计算着如何减少各项开支；但是，即使相隔万里，在项目初期，Kick-off时还有机会彼此见面或视频会议。而我们，都没有。我们仅仅是通过微信和微信语音/会议，把事情搞定，求同存异，成就论坛。

校友强，母校强

过关斩将，齐心协力，校友会在母校的指导下积极协助论坛筹备，最终取得成功，是对校友们最大的鼓励。论坛结束当晚的总结庆功会上，大家分享这次的成功经验和感想。

曾老师说：“各位辛苦了！我们非专业的一群人在世界级会议林立的中心地带办了一场卓越的国际会议，各位足以自豪于自己的精彩作业。也衷心感谢各位优秀的校友们！”

叶海文说：“难以想象，我们这样一个团队，大家基本都未曾谋面，完全是通过微信建立联系、合作协调。在极短时间内磨合，彼此相互宽容、理解、信任。这一切都只为一个共同的目标：论坛的成功！”

边地说：“瑞士清华校友会非常荣幸能够参与到一带一路达沃斯论坛的筹备工作中，我们特别感恩天时、地利、人和为我们带来的机遇。2016 年中瑞签署建立中瑞创新战略伙伴关系，瑞士成为中国首个创新战略伙伴关系国；2017年习近平总书记访问瑞士并出席达沃斯世界经济论坛，中瑞友好关系达到历史性高峰，可谓‘天时’。母校清华大学和国家发改委国合中心从祖国带来了顶级学府和核心政府机构的支持，而联合国贸发组织，作为联合国体系内唯一综合处理发展、贸易、资金、技术、投资和可持续发展领域相关问题的政府间机构，拥有成员国194 个，总部恰设在瑞士日内瓦；三方机构顶级配置，强强联合，优势互补，是谓‘地利’。论坛筹备中，时间紧、任务重、大家彼此不熟悉甚至都没见过面、很多校友各自本身的工作也很繁忙，在如此短的时间内我们迅速磨合、配合默契，最后成功举办可以说是小奇迹，这便是我们最宝贵的‘人和’。趁着中瑞友好关系的天时，凭借三家主办方的地利，发挥团队凝聚的人和，我们校友会感恩加入2018 年论坛的筹备，并祝愿2019 年论坛更加成功卓越！”

徐悦说：“很开心能参与到一带一路达沃斯论坛的筹办。感慨离校多年，还能远在瑞士与母校相聚、以这样的方式为母校贡献一些自己的力量。筹备的过程虽然不易，但许多时刻让我仿佛回到了院子里、想起那些和大家一起拼搏携手同行的闪光岁月，再次感受到清华人的务实、行动力和凝聚力。对于母校，只问真心，无问西东。希望明年能把论坛办得更好。”

邱勇校长发言：“瑞士清华校友会“是学校最年轻的校友会（之一），短短时间里搞出这么大动静，值得祝贺。清华人就是你给他一个目标，他便可以创造方法去实现。通过这次论坛，我也看到了清华人，对母校的忠诚，在母校有需要的时刻的奉献；对于学校来说，校友是宝贵的，一个大学的影响力就能从她的校友们身上看到。校友强则母校强。”邱校长指出，“‘一带一路达沃斯论坛’要朝着百年论坛的目标长期化、机制化努力。”

再接再厉，无问西东

瑞士清华校友会在邱校长的直接关怀指导下成立，在“一带一路达沃斯论坛”的筹备工作中成长。作为一支年轻的团队，校友会对学校领导给予的信任和支持充满感激。清华人是践行国家战略的先行者，是直面国际环境的探路人。“一带一路”倡议惠及沿线60 多个国家，意义重大，影响深远，校友会将继续在母校的指导下，为“一带一路”建设努力做出自己的贡献！

论坛结束后，校友会立即召开总结会议。忘记疲惫，放下胜利，重新投入对细节的评估和总结。连续9 小时高强度讨论、17 页筹备总结手册、与母校领导不断讨论修正，2019 年“一带一路达沃斯论坛”，我们已经在路上。

论坛后部分志愿者校友合影 (缺边地，她还在忙)

最后，感谢本次活动中，11位从瑞士各方到现场帮忙的校友以及多名校友做了大量前期工作，大家齐心协力，完成这项高效、高质量的工作。感谢这些瑞士清华校友会的会员们，让我们记住他们的名字：

全程筹备核心和现场服务：

叶海文 (会长)、边地 (副会长)、徐悦 (副会长)

筹备前期工作和现场服务：

杨凯棣 (理事)、邹明 (副秘书长)

筹备前期工作：

巢明洁、唐昱

现场服务：

谢蓉、苟海莹、杜小渝、罗智、廖穗杨、陈晗

报名志愿者但因故未能参加前期工作和服务：

杨虹仪、尚宇星