校友总会

清华校友总会院系分会管理办法

2021-09-17 |

清华校友总会院系分会管理办法

第一章 总则

第一条 为了进一步加强清华校友总会(以下简称总会)对院系分会工作的管理,更好地发挥院系分会的作用,根据民政部和教育部相关规定以及《清华校友总会章程》(以下简称总会章程),结合工作实际,制定本管理办法。

第二条 本管理办法适用于清华校友总会院系分会。

第三条 院系分会必须规范使用名称,院系分会的名称应当为“清华校友总会某院系分会”,可以使用院系简称,但不得使用“清华某院系校友会”“清华大学某院系校友会等不规范名称。院系分会的英文译名应与中文名称一致。

第四条 院系分会作为总会的分支机构,应当根据总会章程,在总会授权范围内开展工作,并接受总会的监督与管理。院系分会应当根据总会章程制定《清华校友总会某院系分会工作办法》(以下简称《院系分会工作办法》)。

第五条 院系作为校友总会院系分会的挂靠单位,应为院系分会提供必要的工作条件。


第二章 工作内容及要求

第六条 院系分会应当在总会的指导下开展工作,致力于加强国内外校友之间、校友与母校之间的联系,服务广大校友,贯彻总会的工作要求,完成总会布置的工作任务,做好总会与校友间的沟通,及时反馈校友的意见和建议。院系分会的主要工作内容如下:

(一)广泛联络和服务本院系的校友,完善并维护本院系校友数据;

(二)组织各类院系校友活动,搭建及完善校友联络体系,创建院系校友品牌活动;

(三)关注和助力院系校友的发展和成长,开展校友互助工作;

(四)整合校友资源,促进院系发展和学生培养工作;

(五)根据工作需要,编辑及出版院系校友刊物,开通、运营及维护院系校友网站及微博、微信等社交媒体平台;

(六)配合总会工作,完成总会布置的任务,按总会要求提交年度工作计划和工作总结,以及民政部社团组织年检所需的有关资料和数据等;

(七)其他校友服务与联络工作。

第七条 院系分会应当依法依规开展校友工作,自觉维护学校的声誉和利益。开展活动时,如果需要,应以“清华某院系校友”冠名(院系名称可使用简称),未经学校和总会批准,不得在不冠院系名称的情况下单独使用清华大学、清华校友等字样。

第八条 院系分会可以自行设计会旗、会徽等,涉及使用的清华大学校徽、校名、校色等标识的,应当符合学校有关规定。

第九条 院系分会应当定期面向本院系全体校友举办与本院系校友工作相关的活动。以院系分会的名义在校内外举办活动时,须符合学校和校友总会的相关管理规定;以院系分会的名义与其他社会组织合办活动时,须报总会审核通过后方可开展。院系分会公开发布的宣传报道须符合总会的相关要求。

第十条 院系分会与总会之间应当在校友数据、媒体宣传等方面建立双向查询及共享机制,充分利用各自优势,完善校友数据库,宣传及推广校友工作。

第十一条 院系分会不设立独立的财务账号。


第三章 会员

第十二条 院系分会对“校友”的界定以总会章程规定为准。

第十三条 院系分会的会员应符合以下情况:

(一)本院系的校友是院系分会的当然会员;

(二)非本院系、但从事与本院系专业相关性强的工作的校友,经本人申请、院系分会同意,或院系分会邀请、本人同意,可以成为院系分会的会员;

(三)非清华校友,但对院系的建设和发展做出较大贡献,或者在本行业有重要影响力者,经院系分会理事会通过,本人同意,可授予名誉会员。

第十四条 会员应当拥护《清华校友总会章程》,认可和遵守《院系分会工作办法》,自觉维护学校以及院系的声誉及相关合法权益。


第四章 组织机构及负责人

第十五条 院系分会应当定期召开会员代表大会,并设立理事会。对于会员代表大会、理事会等的构成、产生及任期等内容,院系分会根据自身情况在《院系分会工作办法》中进行规定。

第十六条 院系分会的会长一般应当由院系领导担任。

第十七条 院系分会的会长、副会长、秘书长等主要负责人的最高任职年龄及任期等,可由院系分会会员代表大会根据国家民政部相关规定、总会章程以及院系工作情况,在《院系分会工作办法》中进行规定。

第十八条 院系分会不得再设立分支机构。拟在地区成立院系校友组织的,应当经所在地区已注册的清华校友会的批准后方可成立,作为该地区清华校友会的分会,由该地区清华校友会负责管理和协调。


第五章 审批及备案

第十九条 拟成立院系分会的,应向总会提交《清华校友总会院系分会登记表》、《清华校友总会院系分会主要负责人信息登记表》以及《院系分会工作办法》,经总会常务理事会或者理事会批准后方可成立。

第二十条 院系分会应当按期换届。换届时需提前两周向总会提交新一届校友会理事会(含会长、副会长、秘书处等)成员名单,换届后一个月内需在总会备案。备案时需要提交本管理办法第十九条要求的文件,备案成功以收到总会书面回执为准。

第二十一条 院系分会在当届任期内相关重要事项发生变更的,如主要人员的变动、工作办法的修订等,应提前两周通知总会,并于变更后一个月内补充、修改备案内容。

第二十二条 院系分会终止或者解散,应当报总会办理注销手续。

第六章 附则

第二十三条 凡本管理办法中未涉及的内容,以总会章程以及上级主管部门有关规定为准。

第二十四条 博士后分会及其他类似校友组织的管理参照本办法执行。

第二十五条 本管理办法由清华校友总会秘书处负责解释。

第二十六条 本管理办法于20161225日经清华校友总会第七届理事会2016年第二次常务理事会通过,并试行。经2019623日清华校友总会第八届理事会2019年第一次常务理事会修订,自修订之日起施行。