校友总会

 清校友通[2021] 2号

第一章 总则

第一条 为进一步加强对校友兴趣群体的管理和指导，发挥兴趣群体的作用，规范兴趣群体的活动，促进兴趣群体健康有序发展，清华大学校友工作办公室（以下简称“校友办”）制定本指导意见。

第二条 本指导意见适用于认同清华文化，有共同兴趣爱好的校友自发成立的文化、体育等各类群体。兴趣群体不是清华校友总会的分支机构。

第二章 运行方式

第三条 兴趣群体的名称不得使用“清华大学”字样。兴趣群体在校友办履行备案手续后，方可使用冠以“清华校友”字样的群体名称。

第四条 兴趣群体应当制定工作办法，并按照工作办法开展活动。

第五条 兴趣群体的主要负责人原则上应当由在清华大学完成全日制专业学习、取得学校颁发的毕业证书或者学位证书的校友，或者在清华大学全职任教的教师担任。主要负责人连任原则上不超过两届，每届任期不超过五年，最高任职年龄不超过70周岁。

第六条 兴趣群体应当指定一位日常联系人，在校友办相关媒体上公布。

第三章 工作与活动

第七条 兴趣群体有义务自觉维护学校声誉及合法权益,不得组织、参与或支持对学校声誉及合法权益不利的活动。若发现有损学校声誉的舆情或舆情隐患，应当及时向校友办报告，并采取积极有效的方式降低、消除不良影响。

第八条 兴趣群体应当围绕“服务校友、服务母校、服务社会”的基本宗旨开展工作、组织活动，每年至少举办一次面向全体成员的活动。活动后及时向校友办报送相关信息。

第九条 兴趣群体应当积极挖掘、广泛传播相关校友事迹，讲好清华故事，弘扬清华精神，传播正能量。

第十条 兴趣群体自行设计的本群体标识，如需要使用校徽、校名、校色等学校标识，应当遵守《清华大学名称及商标使用规定》《清华大学注册商标管理办法（试行）》的有关规定。

第十一条 兴趣群体应当依法保护本群体成员的个人信息，校友信息未经校友本人允许，不得用于商业用途。

第十二条 兴趣群体应当定期向全体成员公布活动报告和财务报告，重大事项应当向全体成员公告。

第四章 备案及撤销备案

第十三条 针对同一种兴趣活动，校友办只接受一个具有代表性和广泛性的群体备案，备案成功以收到校友办回执为准。

第十四条 兴趣群体首次在校友办备案，应当符合下列条件：

（一）联络校友人数达到一定规模（原则上超过100人），且覆盖不同年龄段、不同地域的校友；

（二）具备一定影响力和活动基础；

（三）提前与校友办沟通，获得校友办同意。

第十五条 兴趣群体换届或重要事项发生变更时，应当提前与校友办沟通，并在事项完成后一个月内更新备案信息。

第十六条 兴趣群体在校友办备案时应当提交如下材料：

（一）兴趣群体工作办法；

（二）兴趣群体情况介绍；

（三）“清华校友兴趣群体登记表”；

（四）“清华校友兴趣群体主要负责人信息登记表”；

（五）其他相关材料。

第十七条 校友办为备案的兴趣群体提供相关服务和支持，如受邀参加学校的相关会议、活动，在学校相关网站、刊物、新媒体平台等媒体上进行宣传、报道，获赠校友刊物及学校的纪念品等。

第十八条 兴趣群体出现以下任何一种情况的，校友办撤销其备案，暂停或终止提供服务和支持，并进行相应处理：

（一） 有违反国家法律法规行为的；

（二） 有损害学校声誉行为的；

（三） 连续一年以上未组织全体活动的；

（四） 提交书面说明，自行停止运行的；

（五） 有其他不适合继续以兴趣群体名义进行活动的。

第十九条 撤销备案以校友办通知或声明为准。兴趣群体被撤销备案后，需按要求进行整改，在取得校友办重新备案确认前，不得以原兴趣群体名义组织或参加活动。

第五章 附则

第二十条 本指导意见于2021年12月公布，自公布之日起试行，试行期两年。

第二十一条 本指导意见由清华大学校友工作办公室负责解释。